予定管理に際し、スマホを使う人も増える中で、まだまだ手帳派の人も多く存在します。しかし、「手帳を買ったは良いものの、効果的に使えているか自信がない」「もっと手帳を有効活用して仕事やプライベートを充実させたい」と考えている人も多いのではないでしょうか。

当記事では、立場や事例別に効果的な手帳の活用法を解説します。目的ごとに使い分けるべき手帳の種類やメリット・デメリットをまとめているため、手帳の使い方に悩んでいる人はぜひ参考にしてください。

手帳には、1ヶ月を見開きで見るタイプや1日1ページのタイプなど、さまざまな種類があります。手帳を効果的に使うためには、目的や用途に合った手帳を用意する必要があります。

手帳の代表的な種類として、1日を1マスとして区切られたマンスリータイプの手帳と1ページに1日の予定やタスクを記入することができるデイリータイプの手帳がありますが、それぞれどういった方に向いているのでしょうか。

マンスリータイプは長期的な予定や1ヶ月間の予定をまとめて把握したい人向けであり、デイリータイプは1日ごとに違ったことをする人、タスクが多い人向けといった違いがあります。

デイリータイプは1日、1ページとスペースが広いため、日記として併用している方もいらっしゃいます。マンスリータイプは1日の記入スペースは狭いですが、長期的な業務や出張に関わる人には予定が把握しやすいこともあり重宝されます。

週間バーチカルタイプも使い勝手が良いと評判があり、多くの人に愛用されています。週間バーチカルタイプの手帳は、予定ごとに時間まで記載できることが最大の特徴と言えるでしょう。時間ごとのスケジュール管理に特化した手帳ということもあり、1日のタスクが多く、時間も見る必要がある人には特におすすめです。

また、仕事だけではなく、プライベートでも活躍する使い方もあります。仕事の予定とプライベートの予定で色分けをすることで、ワークライフバランスを重視している人にも見やすい手帳になるでしょう。

このような特徴を踏まえたスケジュールが1週間分見開きで見ることができるのが週間バーチカルタイプの手帳です。

週間レフトタイプの手帳は、1週間のスケジュールを確認することができる手帳です。見開きの左が週間カレンダーになっており、右がフリースペースになっていることが特徴で、計画的な方であり、記録も残したいという方に特に人気のある手帳です。

バーチカルタイプは時間単位で予定が入る人向けの手帳であるのに対し、レフトタイプはざっくり午前と午後で予定を書いておきたい人向けと言えるでしょう。右側のページは自由に記入できるスペースとなっていることから、打合せや業務に関するメモ以外にも買い物リストを記入しておくなど、公私ともに活用できる手帳です。

スマホでスケジュール管理をする人も増える中で、紙の手帳を使うメリットは多くあります。

手帳の大きなメリットは、紙とペンを使うことです。思いついたアイデアなどを忘れないうちに、素早く書き込めることと言えるでしょう。

手帳を効果的に使うためには、目標管理のツールとして利用する方法がおすすめです。目標から逆算してやるべきことを日々の予定に落とし込むことで、自分が取るべき行動が見えてきます。

ここでは、手帳の基本的な使い方を4つのステップに分けて詳しく説明します。

「友だちと遊ぶ」「子どもの授業参観に行く」「プレゼンをする」「お客様と会う」「体重管理・貯金をする」などの目的・目標を書きます。

「目的」とは、例えば仕事なら「化粧品の面白さをたくさんの人に知ってもらいたい」など、自分が何のために仕事をしているかの動機となるものです。目的を書き留めておくことで、やるべき行動の根本的な理由を常に思い出すことができます。

「目標」とは、「売上○○円達成」など、目的達成の過程にある目印です。目標を言葉にして毎日目にする場所に書くことで、自分が今何をすべきなのか、常に逆算して行動することができます。

目的・目標を書く場所は、目に付きやすい、表紙を開いてすぐの扉ページがおすすめです。また、付箋を利用すれば、目標が変わっても変更しやすいというメリットがあります。

書き出した目的・目標を達成するためには、具体的に何をすれば良いのか考え、時間管理・調整管理をしましょう。

1年の大きな目標を考えたら、それを今月の目標・今週の目標・今日の目標とブレイクダウンしていくと、大きな夢が実現可能な計画となり、具体的な行動に繋がります。「目標」に期限を設定して「予定」レベルに落とし込むことで、最短距離で動くことができ、時間を有効活用できます。

目的・目標や、予定日までのスケジュールなど、全体の流れを把握しながら、目的・目標の達成のために立てた計画を進めます。

このとき、計画通りに進まなかったときのことを考え、「調整時間」を予め設けると、想定外のことが起きても対応することができます。

仕事として手帳を活用する場合は、手帳を見て振り返り、反省すべき箇所を見つけたり具体的な改善案を出して、改善を実行したりします。反省点を考えて終わりにするのではなく、それを業務や予定に落とし込み、実際に実行するまでに持っていくことが大切です。

反省すべき箇所を明確化し、改善案を実践することで、同じトラブルをする確率を下げることに繋がります。

手帳はさまざまなシーンで活用することができます。仕事用ならToDoリストやタスク管理、アポイントの管理に利用すると良いでしょう。

プライベート用なら、趣味の予定専用にしたり、好きなアイドルの出演予定を記録したり、一行日記をつけることもおすすめです。勤務時間や勤務日が不規則なフリーランスの人は、仕事とプライベート両方を1冊の手帳にまとめると、ダブルブッキングを防ぐことができます。

ここからは、仕事用・プライベート用と、仕事とプライベートの両方の3パターンに分けて、それぞれの活用術やポイントを紹介します。

仕事用として手帳を使う場合は、振り返りができるウィークリータイプの手帳がおすすめです。ビジネスシーンでスマートに持ち運びサッと書き込めるよう、ポケットサイズのスリムな手帳を選ぶと良いでしょう。カバーにはシンプルで上質な印象を与える革製のものがおすすめです。

一週間ごとの予定に加えて、予定を超過したタスクを記録したり、自分の感じたことを書いたりすることで、自分の行動の癖や思考パターンなどを掴むことができるようになります。一週間の振り返りをすることで、充実していた週とそうでない週の違いも見えてくるため、スケジュールの組み方が上達していきます。

また、ToDoリストとして使う方法もおすすめです。月の大まかな予定から、その週のやるべきことや持ち物などを予定に落とし込んで書き込んでいくと、一週間の流れが掴みやすくなり、効率的に仕事を進めることができるでしょう。

スケジュールが詰まりがちな人は、締切日など重要な予定のみ記入することがポイントです。仕事のアイデアがなかなか浮かばないときは、メモ代わりとして使うこともできます。情報漏えいを防ぎたい場合は、記号や略字を使用すると良いでしょう。

プライベートとして手帳を使う場合は、1日のスペースが大きく取られている週間ブロックタイプの手帳がおすすめです。

プライベートに特化した手帳は、仕事用とは異なり誰かに見られることもないため、ノートのように自由に書き込むことができます。読書記録や一行日記、ダイエットのための体重記録などの好きな項目を作り、継続して記録してみましょう。

特に洗濯や掃除などの家事は1日にやることが多く、ほとんど毎日繰り返し行うため、TODOリストとして予定を書いておくと、漏れ防止や時間調整がしやすくなるでしょう。TODOリストとしては単純な内容になってしまうため楽しめない方もいらっしゃるかと思いますが、1週間、1ヶ月と経つにつれて、後から見返した時に達成感を得ることができます。

シールやマスキングテープなどをうまく活用することで、ひと目で予定の種類が分かるようになります。写真やイラストを入れたり、色ペンやシールでデコレーションし、オリジナルのライフログを作ったりすることもできます。

外に持ち出す必要がない場合は、サイズを気にせずにたっぷり書き込める大きい手帳を選んだり、カバーには花柄やチェック柄など、気分が上がるようなデザインを選んだりすると良いでしょう。

仕事とプライベートの予定を一元管理したい場合は、1ヶ月の予定を細かく確認できるガントチャートタイプの手帳がおすすめです。

仕事に関する予定と並行してお金の収支をメモすれば、家計管理にも利用できます。また、家族一人ひとりのスケジュール欄を作れば、仕事の予定と見比べながら予定を立てることができます。

また、変更の可能性がある予定は付箋に書いて貼ることで、「他の予定を入れたいのに書く場所がない」といったことがなくなり、手帳を綺麗に保つことも可能です。

その他にも、趣味ノートや家計簿、料理のレシピメモなどにも手帳は活用可能です。

趣味の習い事をスキルアップしたいのであれば、日々の感想や練習の内容などをまとめておくと見返すことができます。また、旅行を趣味にしている場合は、旅行先で訪れた地域やお店をまとめておいたり、旅行前に旅のしおりを書いておくなど、自分だけのオリジナル手帳になるでしょう。

プライベート用としての活用がメインであれば、家計簿を一緒に付けてしまうのもおすすめです。別のノートに家計簿をまとめるのは手間だったり、書くのを辞めてしまったりしまいがちですが、手帳と一緒にまとめておくと、手軽に続けることができ、節約の癖がつきやすくなります。

料理のレシピメモを手帳に書き込むのもおすすめです。日々の献立を書いておけば、今日、明日の献立を考える際に役立ちます。また、料理のつくり方もまとめておけば、パッと見返すこともできるでしょう。つくり方をまとめる際には、来年以降も見返しやすいようにシステム手帳がおすすめです。

手帳を上手に使えないとお悩みの方もいらっしゃることでしょう。こちらでは、お悩みごとの解決例をご紹介していきます。

予定がない日が多くて中身が埋まらないとお悩みの方は特に多い傾向にあります。しかし、無理に手帳を埋める必要はありません。

手帳は自分用に振り返るため、予定を確認するために活用します。予定がない日を無理に埋めようとするとストレスを感じてしまい、継続できない要因になりかねません。

それでも何か埋めて使えている感を得ながら、使用を継続したい場合は、週間や月間で目標を立て、その目標に対しての進捗であったり、振り返りなどをまとめてみると良いでしょう。

手帳に書くことが大切なのではなく、手帳をどのように活用しているのかが重要です。予定を把握するために手帳を使用するのであれば、分厚い手帳ではなく、スケジュールとちょっとしたメモを記入できる薄型の手帳で十分と言えます。

手帳を書くことが目的ではなく、何かの目的のために手帳を活用すると考えておくと良いでしょう。

買う時にいろいろと考えてしまって、分厚くなってしまいがちなのがシステム手帳です。システム手帳はバインダータイプの手帳で、自分にあったリフィルと呼ばれる中身を自由に入れて使用する手帳です。

リフィルには様々な種類があり、自分だけのオリジナリティ溢れる手帳をつくることができると人気な一方、その多機能さから使いこなせていないと感じる方も多いようです。

ここまでご紹介してきたお悩みと同じで、何かしらの目標のためにシステム手帳も使うのだと考えておくと良いでしょう。スケジュールを月間で見やすくし、デイリーでもまとめたいのであれば、それにあったリフィルを買うようにし、アイデアをまとめておきたいのであれば、白紙のリフィルを入れておくと活用しやすいでしょう。

手帳は、自分の予定を視覚的・直感的に把握することができ、目標から逆算して予定を立てる際に役立つというメリットがあります。使い方次第では、読書記録や体重管理など、自分の日々の行動を振り返るためのツールとしても活躍します。

仕事やプライベートでどのように手帳を活用するべきか迷っている人は、ぜひ当記事で紹介した内容を参考にしてください。各種類の手帳の特徴を踏まえた上で、目的に合った最適な手帳を選びましょう。